S’entourer de professionnels : le rôle d’une compagnie de gestion

 

 

Rôle d’une compagnie de gestion. Il est toujours recommandé aux investisseurs de garder un œil attentif sur la gestion de leur immeuble. Mais vient le jour où l’investisseur possède un nombre de portes suffisamment élevé pour justifier l’embauche d’une compagnie de gestion immobilière.

 

En début de mandat, votre compagnie de gestion devrait vous présenter un rapport d'inspection détaillé de l'immeuble avec des recommandations d’améliorations. Voici les principales fonctions administratives que devrait vous offrir votre compagnie de gestion immobilière.

 

1. Comptabilité

 

1. Ouverture ou reprise du ou des comptes bancaires
2. Encaissement des avances mensuelles pour les frais courants
3. Vérification et paiement des factures courantes
4. Tenue de livre mensuelle et annuelle (états financiers mensuels, états détaillés mensuels des transactions sur les revenus et dépenses, analyse mensuelle de l’encaisse des comptes à payer et à recevoir, conciliation bancaire, états financiers annuels, bilan annuel)
5. Etablissement du budget prévisionnel annuel pour le nouvel exercice
6. Compte-rendu mensuel par voie de rapport mensuel d’activités

 

2. Administration générale

 

a.      Archivage des documents relatif à la résidence

b.      Mise à jour du fichier signalétique des locataires

c.      Correspondance commune de l’immeuble auprès de la ville et autres instances.

d.      Compte-rendu au rapport mensuel d’activités

 

3. Gestion de la location immobilière

 

a.      Collecte des loyers

b.      1^er rappel lors d’impayés

c.      Au besoin, procédures de la Régie du Logement (inscription, représentation, procédures d'éviction, etc.) sur autorisation et aux frais du propriétaire

d.      Négociation et renouvellement des baux sur autorisation et aux frais du propriétaire

e.      Publicité des logements vacants sur autorisation et aux frais du propriétaire

f.       Compte-rendu au rapport mensuel d’activités

 

4. Volet assurances

 

a.      Gestion des polices d’assurances nécessaires

b.      Prise en compte des déclarations de sinistre des parties communes

c.      Suivi du dossier et répartition des indemnités aux bénéficiaires

d.      Déplacement spécial sur demande d’un expert lors d’un sinistre

e.      Le cas échéant, compte-rendu au rapport mensuel d’activités

 

5. Entretien et amélioration aux parties communes

 

a.      Visite périodique (2 fois par semaine) des lieux communs de l’immeuble avec rapport de suivi

b.      Conduite d’un processus d’appels d’offres, étude comparative de devis, commande et surveillance de l’exécution des travaux ou réparations majeures

c.      Supervision et surveillance de l’exécution des travaux et réparations mineures

d.      Négociation et souscription des contrats d’entretien des équipements communs

e.      Établissement et supervision du contrat d’entretien courant de l’immeuble au besoin (conciergerie)

f.       Archivage des fiches de travail et d’intervention sur l’immeuble.

g.      Compte-rendu au rapport mensuel d’activités

 

Critères de sélection. Votre gestionnaire d’immeuble protègera vos intérêts immobiliers sur le plan financier ; il sera votre représentant auprès de vos clients (locataires). Ainsi, que vous reteniez les services d’une compagnie d’envergure ou d’une seule personne, celle-ci doit pratiquer la gestion immobilière avec diligence, professionnalisme et probité.

 

Un bon réseau de contacts et d’entrepreneurs est également une qualité à rechercher chez votre gestionnaire. Ce réseau vous assurera ainsi des améliorations, rénovations et réparations rapides et professionnelles mais également facturées à juste prix par des professionnels honnêtes dont la réputation est établie.

 

Votre gestionnaire d’immeubles est un professionnel mais aussi votre employé. La réussite de ce partenariat passe donc par une bonne communication, une communication régulière.

 

Devriez-vous faire appel à une compagnie de gestion d’expérience ? Pas forcément. Ce qui compte, c’est une compagnie de gestion immobilière possédant une bonne réputation, rigoureuse dans son travail et qui protège vos intérêts.

 

Nous vous suggérons de visiter le www.immobiliersimplifie.com pour en connaître davantage sur la gestion immobilière.

 

Note : cette minute immobilière n’est pas une interprétation des pré-requis pour l’exercice de la profession de gestionnaire d’immeubles; elle représente uniquement une présentation de l’auteur.

 

 

Robert Robillard, MBA, M.Sc.

 

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